Tutti i vantaggi di una gestione esternalizzata, centralizzata e digitale per ridurre i costi, aumentare l’efficienza e semplificare le operazioni di gestione della flotta veicoli aziendali
Nel mondo della mobilità aziendale, la manutenzione dei veicoli aziendali rappresenta uno degli aspetti più complessi, costosi e strategici. Per molte aziende, soprattutto quelle che possiedono una flotta di proprietà, mantenere in efficienza migliaia di mezzi significa affrontare sfide logistiche, economiche e operative che richiedono competenze specializzate e una visione di lungo periodo.
In questo articolo, vedremo come una gestione intelligente della manutenzione consenta alle aziende di abbattere i costi, ridurre i fermi tecnici e ottenere maggiore trasparenza. E lo faremo raccontando il modello operativo di EM Fleet, società italiana che gestisce oltre 15.000 veicoli per clienti pubblici e privati, e che ha fatto della manutenzione veicoli aziendali il proprio core business.
Il cuore della manutenzione: Fleet Sync, la piattaforma di gestione del parco auto
La gestione centralizzata della manutenzione dei veicoli aziendali richiede prima di tutto controllo, visibilità e organizzazione dei dati. Per questo motivo EM Fleet ha sviluppato Fleet Sync, una piattaforma digitale proprietaria che consente ai fleet manager di:
- aprire e monitorare ticket di assistenza in tempo reale
- tenere traccia di ogni intervento tecnico effettuato sul veicolo
- verificare i costi e le tempistiche per tipologia di guasto
- ricevere una unica fattura mensile riepilogativa, centralizzata
- accedere a report dettagliati sullo stato della flotta
Fleet Sync è pensata per ridurre al minimo i tempi di fermo, ottimizzare le manutenzioni programmate e automatizzare tutti i flussi. È il punto di accesso unico che consente a EM Fleet di orchestrare oltre 2.000 officine affiliate in tutta Italia, garantendo una copertura capillare anche nei territori più complessi.
Gestione di flotte complesse su scala nazionale
La forza di EM Fleet risiede nella capacità di gestire flotte complesse e distribuite: migliaia di veicoli di diversa tipologia, dislocati in tutte le regioni italiane. Tra i clienti attivi rientrano enti pubblici, società multiservizi, operatori della logistica e aziende che operano nel settore energia e telecomunicazioni.
Ogni contratto prevede un numero minimo di veicoli, una durata definita e un sistema di gestione completamente automatizzato tramite la piattaforma proprietaria. Le caratteristiche operative includono:
- manutenzione ordinaria e straordinaria fino a una soglia concordata
- esclusione degli interventi estetici e delle riparazioni fuori budget
- possibilità di impiegare ricambi rigenerati per ridurre il costo medio per veicolo
- copertura totale del territorio nazionale, con interventi entro 15 km
- ottimizzazione logistica tramite il tracciamento dei flussi e la relocazione strategica dei mezzi
Centrale operativa EM Fleet: il cervello della flotta
A supporto dell’attività tecnica, EM Fleet ha attivato una centrale operativa che funge da snodo strategico tra clienti, officine e fornitori. La centrale è presidiata da operatori specializzati che monitorano costantemente l’evoluzione dei ticket, autorizzano gli interventi, verificano i tempi di presa in carico e intervengono in caso di anomalie o fermi prolungati.
È la centrale operativa a garantire che ogni intervento sia tracciato, che nessun veicolo rimanga fermo inutilmente e che i processi siano rispettati secondo SLA contrattuali. In caso di necessità, è la centrale a gestire anche il recupero e la sostituzione dei veicoli o a interfacciarsi con l’hub delle chiavi di scorta (KeyHub). Il cliente ha così un unico punto di contatto, efficiente e sempre attivo, capace di offrire un’assistenza operativa completa.
Una rete di 2.000 centri assistenza specializzati
Il cuore pulsante dell’operatività EM Fleet è rappresentato dalla sua rete di oltre 2.000 centri assistenza affiliati, distribuiti in modo omogeneo su tutto il territorio nazionale. Ogni centro viene selezionato sulla base di parametri di qualità, competenza tecnica e puntualità nella rendicontazione.
Per ciascuno dei centri, EM Fleet definisce condizioni commerciali specifiche per categoria di intervento e tipologia di veicolo, controllando la manodopera, i tempi e la qualità dei ricambi impiegati. Il risultato è un sistema dove ogni intervento è eseguito secondo standard condivisi e verificabili, garantendo continuità anche nei casi di elevato turnover o presenza multi-regionale dei mezzi.
La manutenzione dei veicoli speciali: ciclomotori, veicoli elettrici, gru e veicoli di soccorso.
EM Fleet si distingue anche per la gestione di flotte composte da veicoli speciali, come ciclomotori a uso professionale, veicoli elettrici leggeri, quadricicli, gru e veicolo allestiti per il soccorso. Questi veicoli richiedono una manutenzione altamente specializzata, sia per la meccanica differente, sia per la gestione dei ricambi non standard.
Per questi casi EM Fleet ha definito canoni dedicati per tipologia di mezzo, procedure semplificate di diagnosi e accordi quadro per la fornitura ricambi.
Key Hub: il nuovo servizio per la gestione centralizzata delle chiavi
Nel 2025 EM Fleet ha lanciato un nuovo servizio: KeyHub, il sistema per la gestione centralizzata delle chiavi di scorta dei veicoli aziendali. Ogni veicolo ha almeno una copia della chiave conservata in sicurezza in una rete di hub strategici, accessibili 7 giorni su 7.
Key Hub consente di:
- recuperare rapidamente la chiave in caso di smarrimento
- garantire continuità operativa senza dover duplicare le chiavi
- avere tracciabilità completa di ogni accesso
- ridurre le tempistiche di consegna e sostituzione veicoli
Il servizio è particolarmente utile per flotte distribuite in tutta Italia, come quelle dei corrieri, dei servizi postali e dei trasporti pubblici.
Riduzione del TCO: una strategia per ogni veicolo
L’obiettivo di ogni piano di manutenzione efficace è la riduzione del Total Cost of Ownership (TCO), ovvero il costo totale di possesso del veicolo. EM Fleet lavora proprio su questo fronte, offrendo soluzioni personalizzate che abbassano il costo per chilometro, aumentano la vita utile dei veicoli e riducono i fermi macchina.
Grazie alla standardizzazione delle condizioni contrattuali, alla tracciabilità dei costi e alla possibilità di aggregare volumi su scala nazionale, EM Fleet consente ai suoi clienti di ottenere economie di scala significative. Inoltre, la diagnostica predittiva e la pianificazione delle manutenzioni programmate permettono di intervenire prima che si generino guasti costosi o blocchi operativi.
I vantaggi dell’esternalizzazione della manutenzione veicoli aziendali
Molte aziende scelgono di gestire internamente la manutenzione della propria flotta, con personale dedicato, officine interne e magazzini di ricambi. Ma oggi, con flotte sempre più complesse e disperse sul territorio, l’outsourcing rappresenta la soluzione più efficiente. Ecco perché:
1. Costi prevedibili e trasparenti
Con EM Fleet è possibile definire una tariffa fissa mensile, oppure un canone annuale per ciascun mezzo. Questo significa assenza di sorprese e possibilità di pianificare il budget a lungo termine.
2. Unico contratto nazionale, condizioni uniformi
Grazie alla rete di fornitori affiliati, EM Fleet applica una tariffa unica per la manodopera e un’unica scontistica sui ricambi, eliminando le disparità regionali.
3. Niente più fleet manager interni
Esternalizzare la gestione della manutenzione consente di eliminare il costo del personale interno dedicato, liberando risorse preziose.
4. Una sola fattura a fine mese
Con EM Fleet si riceve una sola fattura riepilogativa, con tutti gli interventi effettuati. Fine dei rimborsi spese, delle anomalie contabili e della burocrazia inutile.
5. Flessibilità e scalabilità
Il contratto può adattarsi al numero di veicoli in flotta. Se scende sotto i 5.000 mezzi, la fee mensile si aggiorna automaticamente. Nessun vincolo rigido, solo soluzioni su misura.
EM Fleet: più di una società di gestione flotte
Oggi EM Fleet è una delle poche realtà in Italia specializzate esclusivamente nella manutenzione e gestione di flotte di proprietà, con competenze verticali su ciclomotori, auto, veicoli commerciali leggeri, truck e autobus.
Scegliere una società come EM Fleet per la manutenzione dei veicoli aziendali significa non solo ridurre i costi e i tempi di fermo, ma anche semplificare la vita amministrativa e avere un partner affidabile con cui condividere la responsabilità operativa della flotta.
La Manutenzione veicoli aziendali non è solo una questione tecnica: è una leva strategica per la competitività dell’impresa.
