Fleet Management nella Pubblica Amministrazione

Perché è il momento di ripensare la gestione della flotta nei Comuni, ASL, Enti Pubblici e Multiutility

Tutto quello che un RUP o un dirigente tecnico dovrebbe sapere prima di scrivere un capitolato

Ci sono circa 8.000 Comuni in Italia, decine di ASL, società partecipate, Regioni, Provincie e un numero incalcolabile di veicoli in dotazione a enti pubblici.
Auto, furgoni, veicoli commerciali leggeri, scooter e perfino mezzi speciali: la flotta della Pubblica Amministrazione è eterogenea, diffusa e… spesso difficile da gestire.

In questo articolo analizziamo in profondità i vantaggi e le criticità del Fleet Management applicato alla Pubblica Amministrazione, con un taglio molto operativo: niente teoria, solo ciò che funziona (o non funziona) davvero per chi lavora nella PA.

Cos’è il Fleet Management nella PA: molto più che manutenzione

Nel mondo privato, Fleet Management significa riduzione dei costi e outsourcing delle complessità.
Nel mondo pubblico, invece, è un terreno spesso inesplorato:

bandi scritti male,
capitolati generici,
fornitori selezionati solo sul prezzo,
e tante criticità che rendono difficile gestire il servizio con efficienza.

Ma il vero Fleet Management nella PA dovrebbe includere:

gestione manutenzione ordinaria e straordinaria
gestione delle scadenze assicurative e revisione
ottimizzazione dei percorsi e dei consumi
digitalizzazione del parco veicoli
trasparenza nei costi e nella reportistica
tracciabilità digitale dei flussi

Vantaggi per la Pubblica Amministrazione

1. Riduzione del carico amministrativo

Molti enti pubblici non hanno personale interno dedicato esclusivamente alla flotta.
Esternalizzare permette di liberare risorse, evitando che dirigenti, funzionari o personale tecnico si occupino di tagliandi, gommisti o sinistri.

2. Controllo centralizzato dei costi

Con un contratto di Fleet Management, l’ente riceve:

una reportistica completa dei costi per centro di spesa
una sola fattura a fine mese
un canone chiaro e trasparente con massimali predefiniti

3. Manutenzione uniforme su tutto il territorio

Grazie a reti di officine affiliate, il servizio è replicabile ovunque:

dall’Azienda Sanitaria in Calabria
al Comune in Lombardia
fino all’ente montano in Trentino.

Un contratto nazionale consente:

tempi di intervento standard
tariffa di manodopera unica
listino ricambi pre-negoziato

4. Trasparenza e tracciabilità per gli organi di controllo

Con strumenti digitali (es. Fleet Sync di EM Fleet), ogni intervento è:

tracciato
verificabile
documentato digitalmente

Questo aiuta in caso di controlli di Corte dei Conti o audit interni.

5. Digitalizzazione e accountability

Molti enti non hanno nemmeno l’elenco aggiornato dei veicoli in uso.
Un buon contratto di Fleet Management include anche il censimento digitale del parco veicoli, utile per:

sapere cosa è in uso e dove
pianificare sostituzioni
monitorare l’età media e l’impatto ambientale
calcolare il TCO del veicolo in tempo reale

Troppi veicoli, poco controllo: la gestione della flotta nella Pubblica Amministrazione è davvero sostenibile?

Fleet Management Pubblica Amministrazione

Le criticità reali da considerare

❌ 1. Vincoli normativi e lentezza nei procedimenti

Molti bandi si basano solo sul criterio del prezzo più basso, trascurando:

qualità del servizio
presenza territoriale del fornitore
requisiti operativi reali

👉 Un Fleet Management basato solo sulla gara “più economica” genera spesso disservizi.

❌ 2. Resistenze interne

In molti enti, i veicoli sono gestiti con abitudini consolidate: “si è sempre fatto così”.
Chi si oppone alla gestione esterna lo fa per:

paura di perdere il controllo
mancata conoscenza delle soluzioni digitali
abitudine a relazioni dirette con fornitori locali

❌ 3. Complessità dei veicoli speciali

Non tutti i fornitori sono in grado di gestire:

veicoli refrigerati
mezzi con allestimenti sanitari
furgoni speciali per disabili
tricicli
veicoli personalizzati con attrezzatura di bordo

EM Fleet, ad esempio, dispone di una rete specializzata per veicoli complessi, ma non tutti i player del settore offrono questo livello di servizio.

Fleet Management per enti pubblici: vantaggi economici, strumenti digitali e come costruire un bando efficace

🧭 Linee guida per scrivere un buon capitolato

Se stai preparando una gara d’appalto per il servizio di gestione della flotta, ecco 5 elementi fondamentali da inserire nel capitolato tecnico, spiegati in modo semplice:

1. Requisito minimo: piattaforma digitale di trouble tracking
Serve a garantire la tracciabilità degli interventi, la trasparenza dei flussi e il monitoraggio continuo delle performance. Un sistema digitale consente anche di verificare in tempo reale lo stato dei veicoli e accedere alla documentazione da parte del fleet manager, dell’utilizzatore del veicolo e del centro di assistenza

2. Obbligo di fornire una rete nazionale di officine
È importante che il fornitore disponga di una rete estesa su tutto il territorio italiano, per garantire assistenza a tutte le sedi dell’ente. Questo evita ritardi e assicura uniformità del servizio, anche in aree periferiche.

3. SLA precisi su presa in carico e tempi di fermo
Specificare nel capitolato i tempi massimi di presa in carico e riparazione (es. entro 48 ore) è essenziale per ridurre i fermi macchina e garantire continuità operativa.

4. Clausola per la gestione centralizzata delle chiavi (KeyHub)
La gestione delle chiavi di scorta è spesso trascurata ma strategica. Inserire una clausola che preveda un servizio come KeyHub consente di tenere sotto controllo le chiavi, evitare smarrimenti e accelerare l’operatività.

5. Censimento iniziale e digitalizzazione del parco veicoli
Richiedere al fornitore il censimento completo del parco veicoli all’avvio del contratto è fondamentale. È la base per avere un’anagrafica aggiornata, monitorare l’età media della flotta e pianificare eventuali sostituzioni future.

🔎 Caso pratico: Poste Italiane

EM Fleet ha gestito la manutenzione di oltre 7.000 veicoli di Poste Italiane in tutta Italia, attraverso:

una rete di 200 officine affiliate
condizioni contrattuali uniformi e trasparenti
soccorso stradale
digitalizzazione completa del flusso manutentivo (dalla presa in carico alla chiusura ticket)
authority

Questo approccio è replicabile per qualsiasi flotta della Pubblica Amministrazione.

Un solo contratto, una sola gara, un solo referente

Uno dei vantaggi più rilevanti del Fleet Management nella Pubblica Amministrazione è la semplificazione delle procedure di affidamento. Grazie a un contratto nazionale, l’ente non è più costretto a indire decine di gare o affidamenti per ogni sede o territorio. Basta una sola gara centralizzata per gestire l’intera flotta su scala nazionale o regionale.

Oltre a questo, il contratto prevede anche una sola fattura mensile da controllare, con costi già suddivisi per centro di spesa, e un unico interlocutore operativo e amministrativo. Meno burocrazia, più controllo.

Il momento giusto per attivare un servizio di Fleet Management nella PA

Se sei un ente pubblico e ti riconosci in almeno una di queste situazioni:

hai decine di veicoli e nessun controllo sui costi
mancano competenze interne dedicate alla gestione
ricevi troppe fatture e hai difficoltà a ricostruire i flussi
vuoi digitalizzare ma non sai da dove iniziare

…allora è il momento giusto per attivare un servizio di Fleet Management su misura per la tua realtà ?