Tutto quello che (quasi) nessuno ti dice sull’esternalizzazione della gestione della flotta aziendale

L’outsourcing della flotta aziendale non è una questione di moda. È una decisione operativa. È una scelta strategica. Ma soprattutto è una questione di controllo dei costi, delle responsabilità e del tempo.

Prima di iniziare: una premessa scomoda ma vera

La parola “outsourcing” fa ancora paura in molte aziende italiane. Per alcuni significa perdere il controllo. Per altri è sinonimo di costi nascosti, appalti complicati, dipendenza da terzi.

Eppure, proprio quelle aziende che oggi gestiscono in casa la flotta:

• non conoscono il costo reale per veicolo
• non hanno una persona dedicata
• affidano tutto alla buona volontà di un amministrativo
• ricevono decine di fatture da officine diverse
• non hanno idea dei costi medi a km o dei tempi di fermo macchina

Ecco perché esternalizzare — se fatto bene — non è una rinuncia, ma un potente atto di consapevolezza manageriale.

Cosa significa davvero “Fleet Management in outsourcing”

Fare outsourcing nel Fleet Management non significa noleggiare i veicoli. Significa delegare la gestione operativa e amministrativa di un parco veicoli, lasciandone la proprietà all’azienda.

Il partner si occupa di:

• programmare e monitorare la manutenzione ordinaria e straordinaria
• gestire i fornitori locali
• ottimizzare i costi e centralizzare le spese
• fornire una piattaforma digitale per aprire ticket e tracciare gli interventi
• garantire assistenza ovunque si trovi il veicolo
• analizzare KPI (tempi, costi, TCO, TCM)
• fatturare in modo centrali

Quanto costa un servizio di Fleet Management in outsourcing?

È la domanda più comune. E la più sbagliata, se presa da sola. La domanda corretta è: quanto mi costa oggi non avere un servizio di Fleet Management?

Per rispondere serve calcolare il TCO (Total Cost of Ownership), ovvero il costo complessivo della flotta, che include:

• manutenzione
• pneumatici
• fermo veicolo (tempo = denaro)
• costi di gestione amministrativa (persone, tempo, errori)
• sinistri e disorganizzazione
• spese non recuperabili o fuori controllo

Un contratto in outsourcing con EM Fleet, ad esempio, prevede:

• un canone fisso annuale per veicolo, diviso per tipologia
• una fee mensile di gestione, che copre la supervisione e gli strumenti digitali
• l’inclusione (o esclusione) di specifici servizi a seconda delle esigenze del cliente

Il costo medio può variare da 20 a 80 euro al mese per veicolo, ma il risparmio potenziale è molto più alto — soprattutto in aziende con flotte disperse o gestite in modo reattivo.

Quando conviene davvero esternalizzare la gestione della flotta?

Conviene quando:

1. Non hai un fleet manager interno
   Oppure hai una persona non formata che si occupa “anche” della flotta. Con l’outsourcing, risparmi il costo di una figura full-time interna, ottenendo un intero team specializzato che lavora per te.
2. La flotta è dislocata in più regioni
   EM Fleet offre un contratto unico nazionale con:

• tariffa di manodopera unica in tutta Italia
• sconto unico sui listini ricambi
• nessuna differenza tra Nord, Sud o isole

Questo ti permette di avere una strategia unificata, evitando che ogni filiale negozi con le proprie officine o subisca condizioni peggiori.

3. Ricevi troppe fatture, da troppi fornitori
   Uno dei vantaggi più concreti del Fleet Management in outsourcing è la centralizzazione della fatturazione. Con EM Fleet ricevi:

• una sola fattura a fine mese, già suddivisa per targa, centro di costo e tipo di intervento
• tutti i dati aggregati in un’unica dashboard
• una piattaforma digitale per monitorare in tempo reale ogni spesa

Outsourcing o gestione interna? La verità sul Fleet Management che nessuno ti dice

4. Vuoi avere certezza sui costi e KPI di controllo
   L’outsourcing permette di:

• definire in anticipo le condizioni economiche
• bloccare le soglie di intervento
• ricevere report mensili con KPI chiari, come:
  • costo medio per veicolo
  • TCO e TCM aggiornati
  • veicoli con manutenzione in scadenza
  • tempi di fermo macchina medi

5. Vuoi evitare inutili sprechi
   Le aziende che gestiscono in proprio spesso:

• pagano interventi troppo costosi
• sostituiscono ricambi ancora validi
• non sanno se le gomme sono state cambiate davvero

Con EM Fleet puoi anche prevedere l’uso di ricambi usati rigenerati, in caso di veicoli a fine ciclo vita, o gestire i veicoli dismessi a prezzo simbolico — come nel contratto con Poste Italiane, dove ogni veicolo a fine vita viene ritirato a 10 euro.

6 vantaggi reali del Fleet Management in outsourcing (con EM Fleet)

1. Unico contratto nazionale
2. Piattaforma digitale completa (Fleet Sync)
3. Rete di oltre 2.000 officine affiliate
4. Servizio Key Hub per gestione centralizzata chiavi
5. Reportistica trasparente e personalizzata
6. Riduzione dei tempi di fermo veicolo e dei costi di gestione

Quando NON conviene esternalizzare?

Essere obiettivi è fondamentale. Il Fleet Management in outsourcing non è per tutti.

Potrebbe non convenire se:

• hai solo 5 o 6 veicoli e li gestisci personalmente
• tutti i tuoi veicoli sono in leasing a lungo termine (e la manutenzione è già inclusa)
• hai una figura interna esperta e una struttura già ottimizzata
• vuoi mantenere il rapporto diretto con il meccanico locale

Ma attenzione: anche in questi casi, un’analisi gratuita può svelare quanto costa davvero il sistema attuale.

Scegliere di esternalizzare è scegliere di semplificare

Esternalizzare il Fleet Management non significa rinunciare al controllo. Significa governare meglio la flotta, con meno costi, più trasparenza e più tempo per concentrarti sul tuo business.

La domanda non è più “se conviene esternalizzare”. La vera domanda è: perché dovresti continuare a gestire tutto da solo?

Vuoi sapere se l’outsourcing è adatto alla tua flotta?

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