Strategie operative e tecnologie per tagliare i costi nascosti nella gestione della flotta aziendale, migliorare l’efficienza e valorizzare ogni veicolo

C’è un’area grigia, spesso trascurata, dove le aziende perdono ogni anno migliaia – a volte milioni – di euro. Non parliamo di sprechi evidenti, né di inefficienze macroscopiche. Parliamo di manutenzione delle auto aziendali.

In un panorama dove i costi energetici, assicurativi e fiscali sono già sotto pressione, ridurre i costi di manutenzione delle auto aziendali non è solo un’esigenza di risparmio: è una scelta strategica per restare competitivi.

Eppure, la manutenzione resta uno degli ambiti più difficili da governare. Perché? Perché è un insieme di variabili: chilometri percorsi, vetustà dei mezzi, comportamento dei driver, livello di digitalizzazione interna, rapporti con le officine e – soprattutto – capacità di controllo del dato.

Il problema reale: quando la flotta è tua

Molti articoli parlano della manutenzione pensando a veicoli in noleggio a lungo termine. Ma qui parliamo di aziende che possiedono direttamente i loro mezzi, spesso centinaia o migliaia. Mezzi acquistati con gare pubbliche, capitalizzati in bilancio, gestiti internamente con fogli Excel e personale dedicato.

In questi casi, la sfida è ancora più complessa: non basta pianificare, bisogna orchestrare. Bisogna sapere, ad esempio:

• quanto costa mediamente ogni intervento, per marca e modello
• se conviene cambiare un pneumatico a Napoli o a Milano
• se un fornitore ha aumentato i prezzi
• se i preventivi includono costi occulti
• quanti veicoli sono fermi oggi, e da quanto tempo
• se i listini e i tempari applicati dalle officine siano corretti

Senza un sistema strutturato, tutto questo si perde. E con esso, si perdono soldi.

Le tre cause che fanno esplodere i costi

1. Decentralizzazione delle decisioni
   Ogni sede o filiale gestisce i mezzi come meglio crede, portandoli dal meccanico “di fiducia”, con scontistiche e condizioni diverse. Questo genera disparità di trattamento, impossibilità di confronto e una totale mancanza di controllo.
2. Assenza di un sistema di monitoraggio centralizzato
   Molte aziende non sanno quanto spendono davvero per ciascun veicolo. La contabilità aggrega tutto in voci generiche (“manutenzione ordinaria”, “riparazioni straordinarie”), senza distinzione tra manodopera, ricambi, pneumatici, guasti ricorrenti.
3. Fermo tecnico sottovalutato
   Ogni giorno di fermo veicolo ha un costo. Se un mezzo resta in officina 3 giorni in più del necessario, e quel mezzo serve a un tecnico, un operatore o un autista, il danno economico non è nel costo della riparazione, ma nella perdita di produttività.

EM Fleet: una soluzione industriale per un problema sistemico

In questo scenario entra in gioco EM Fleet, con un modello operativo costruito su tre pilastri:
standardizzazione, tecnologia e centralizzazione.

Gestiamo flotte di proprietà per clienti pubblici e privati, in tutta Italia. Oltre 15.000 veicoli, tra cui migliaia di mezzi a due e quattro ruote per la logistica dell’ultimo miglio, sono affidati ai nostri processi. Questo ci ha permesso di costruire un metodo, il Codice EIS (Etica, Intelligenza Artificiale, Sostenibilità), che trasforma la manutenzione da centro di costo a leva di efficienza.

Standardizzazione dei fornitori

Ogni centro assistenza della nostra rete lavora con condizioni economiche uniformi, suddivise per categoria di intervento. Non esistono più “officine più care al Sud” o “prezzi più alti a ridosso delle scadenze”. Tutto è regolato da accordi quadro, anche sui ricambi e sui pneumatici. Abbiamo ad esempio prezzi imposti per tre codici di pneumatico su cui si gioca la marginalità dell’intero contratto.

Digitalizzazione completa con Fleet Sync

Abbiamo sviluppato Fleet Sync, una piattaforma proprietaria che consente di:

• aprire ticket direttamente dall’utente finale
• ricevere e approvare preventivi digitalmente
• monitorare i tempi di fermo
• generare report sui costi reali per categoria
• centralizzare la fatturazione mensile

E ora, grazie al nuovo servizio KeyHub, gestiamo anche le chiavi di scorta dei veicoli aziendali, con una logistica tracciata che evita perdite e ritardi.

Come ridurre i costi di manutenzione delle auto aziendali ?

Una logica di costo fisso o a consumo

Offriamo modelli economici personalizzati:

• canone fisso mensile per veicolo, utile per chi vuole stabilità
• modello a consumo con soglie minime garantite, per chi vuole pagare solo per l’utilizzo effettivo

In entrambi i casi, il nostro contratto garantisce trasparenza e assenza di sorprese a fine mese.

Quanto si può risparmiare davvero?

I nostri clienti hanno ottenuto risultati misurabili:

• 25-30% di riduzione dei costi di manutenzione diretti
• fino a 40% in meno di giorni di fermo veicolo
• eliminazione totale dei costi amministrativi interni per la gestione della flotta

In alcuni casi, la sola digitalizzazione dei flussi ha permesso di scoprire anomalie di fatturazione che, in tre anni, avrebbero generato oltre 400.000 euro di costi in più.

Ma ridurre i costi non basta

C’è un aspetto spesso ignorato: la percezione del servizio da parte degli operatori sul campo. Se la gestione dei veicoli è disorganizzata, chi guida il mezzo ogni giorno si sente trascurato. I disservizi si moltiplicano, la cura cala. Questo impatta direttamente sul valore residuo dei veicoli, e quindi sul ciclo di vita complessivo della flotta.

Al contrario, un sistema organizzato migliora la user experience, riduce i reclami e allunga la vita utile dei mezzi, abbassando il costo chilometrico.

Ridurre i costi di manutenzione delle auto aziendali è una missione possibile. Non richiede tagli, ma metodo. Non basta cambiare officina, serve cambiare approccio.

EM Fleet non è un fornitore. È un partner operativo che si mette a fianco delle aziende per ripensare completamente il modo in cui viene gestita la manutenzione.

Se hai una flotta di proprietà e vuoi sapere quanto potresti risparmiare, contattaci. Ti basta fornirci una lista targa con gli interventi dell’ultimo anno. Al resto pensiamo noi.