Perché esternalizzare la gestione della flotta aziendale conviene anche alle Piccole Medie Imprese
In un mondo dove efficienza e rapidità di risposta sono diventati elementi chiave per la competitività aziendale, le Piccole e Medie Imprese (PMI) italiane sono chiamate a rivedere i propri modelli operativi. Uno degli ambiti meno esplorati ma ad alto potenziale strategico è la gestione della flotta aziendale.
Molte imprese gestiscono i veicoli internamente, con risorse dedicate in maniera informale e con processi frammentati. Il risultato? Costi nascosti, perdita di tempo, inefficienze operative, fermi veicoli prolungati, e una totale mancanza di visione d’insieme.
Ecco perché sempre più PMI stanno scegliendo di affidarsi a servizi esterni di Fleet Management, ottenendo benefici concreti sia in termini economici che organizzativi. Ma in cosa consiste esattamente il Fleet Management? E perché rappresenta una soluzione ideale anche per le piccole realtà? Vediamolo in dettaglio.
Cos’è il Fleet Management
Con il termine Fleet Management si indica l’insieme delle attività di gestione, controllo, ottimizzazione e manutenzione di un parco veicoli aziendale, siano essi auto, furgoni, moto o mezzi speciali.
Il servizio di Fleet Management offerto da una società specializzata consente all’impresa cliente di delegare tutte le attività legate all’uso, manutenzione e amministrazione dei veicoli, ottenendo in cambio un servizio completo, trasparente e su misura.
Nel caso di EM Fleet, tutto questo è coordinato tramite Fleet Sync, una piattaforma proprietaria che consente ai clienti di aprire ticket, monitorare costi, visualizzare interventi, gestire i fermi veicolo, scaricare documenti e accedere a statistiche avanzate, tutto in tempo reale.
Le criticità nella gestione interna di una flotta
Per molte PMI, la gestione interna della flotta comporta una lunga serie di problemi:
- Assenza di controllo sui costi reali, spesso dispersi tra fatture diverse e fornitori non centralizzati.
- Tempi lunghi per organizzare le manutenzioni, che si traducono in fermi veicoli e interruzioni del servizio.
- Personale non formato che si occupa della flotta “quando può”, sottraendo tempo ad altre attività.
- Assenza di un sistema centralizzato per tracciare interventi, consumi, chilometraggi, scadenze assicurative, revisioni, bolli.
- Nessun potere contrattuale con i fornitori (officine, gommisti, carrozzerie) e nessuna uniformità di condizioni economiche.
Queste criticità si traducono in costi più alti, perdita di produttività e rischi organizzativi.
I vantaggi concreti del Fleet Management per le PMI
1. Controllo dei costi e pianificazione a lungo termine
Affidandosi a una società come EM Fleet, le PMI ottengono un contratto con tariffe chiare e prestabilite, valide su tutto il territorio nazionale. Questo significa:
- Una condizione commerciale uniforme in ogni regione.
- Unico sconto concordato sui listini dei produttori di ricambi.
- Tariffa unica di manodopera, indipendentemente dal centro assistenza utilizzato.
Tutto ciò permette di avere prevedibilità dei costi, senza sorprese o costi nascosti.
2. Un’unica fattura mensile
Un altro grande vantaggio è la semplificazione amministrativa: al posto di decine di fatture da gestire con date, fornitori e condizioni diverse, EM Fleet invia una sola fattura mensile, chiara e dettagliata. Un’ottimizzazione che riduce il carico di lavoro dell’amministrazione interna e permette di risparmiare tempo e risorse.
3. Risparmio sul costo di manutenzione
Grazie alla rete di oltre 2.000 centri convenzionati in tutta Italia e a condizioni commerciali negoziate con produttori e distributori, EM Fleet garantisce costi di manutenzione inferiori a quelli che una PMI otterrebbe autonomamente. In più, i veicoli vengono manutenuti in modo proattivo, riducendo i rischi di guasti e fermi improvvisi.
4. Nessun bisogno di un fleet manager interno
La gestione professionale della flotta da parte di EM Fleet elimina la necessità di avere una figura interna dedicata. Questo significa:
- Nessun costo per personale specializzato.
- Nessuna formazione o aggiornamento da sostenere.
- Nessun rischio di discontinuità per assenze o turnover.
Una PMI può così concentrarsi sul proprio core business, lasciando la gestione della flotta a chi lo fa di mestiere.
5. Tecnologia e report avanzati con Fleet Sync
Fleet Sync è il cuore operativo della gestione digitale. Ogni cliente EM Fleet può:
- Aprire ticket per ogni veicolo in pochi click.
- Monitorare tutti i costi sostenuti, suddivisi per tipologia, centro, targa.
- Gestire fermi veicoli e richieste in tempo reale.
- Accedere a uno storico completo degli interventi.
- Ricevere alert automatici per scadenze e anomalie.
Anche le piccole aziende, quindi, possono disporre di strumenti tipici delle grandi flotte, senza sostenere costi di sviluppo o licenze.
6. Servizi accessori su misura (anche per le emergenze): Key Hub
Un servizio molto apprezzato ad esempio è Key Hub, la soluzione per la gestione centralizzata delle chiavi di scorta. Le chiavi vengono conservate in sicurezza, sempre pronte all’uso in caso di necessità, con un sistema tracciato e disponibile su richiesta.
Questo servizio semplifica la vita a tutte quelle PMI con sedi distaccate, veicoli condivisi o frequenti cambi di utilizzo tra reparti.
Alle PMI conviene gestire i veicoli in Fleet Management ?
7. Personalizzazione e scalabilità
Il servizio di Fleet Management si adatta perfettamente anche a flotte piccole (10-20 veicoli), con contratti flessibili e canoni mensili commisurati alla dimensione aziendale. Se l’azienda cresce, il servizio cresce con lei. Se la flotta si riduce, si può rimodulare l’offerta.
8. Riduzione dei tempi di fermo veicolo
Ogni minuto in cui un veicolo è fermo rappresenta una perdita economica. EM Fleet riduce drasticamente i tempi di fermo grazie a:
- Pianificazione preventiva della manutenzione.
- Supporto per lo spostamento dei veicoli verso centri efficienti.
- Priorità di intervento nei centri affiliati.
- Possibilità di utilizzo di ricambi usati (dove previsto) per ridurre tempi e costi.
9. Ottimizzazione della gestione assicurativa e sinistri
Un aspetto spesso trascurato è la gestione dei sinistri: apertura pratiche, perizie, preventivi, riparazioni, rapporti con le assicurazioni. Il servizio di Fleet Management include anche la gestione completa dei sinistri, sollevando l’impresa da un’attività burocratica e spesso lenta.
10. Impatto ambientale e sostenibilità
Una gestione efficiente della flotta comporta anche una riduzione dei consumi e delle emissioni grazie a interventi manutentivi regolari e tracciati. In un’ottica di sostenibilità, EM Fleet può affiancare le PMI anche nella transizione verso veicoli ibridi o elettrici, valutando insieme al cliente tempi, costi e vantaggi.
Il Fleet Management è molto più di un servizio: è un modello organizzativo che consente anche alle PMI di operare con efficienza, trasparenza e controllo, liberando risorse e aumentando la produttività.
Con un partner come EM Fleet, ogni impresa – anche con una flotta di pochi veicoli – può beneficiare della centralizzazione dei costi, della digitalizzazione dei processi e dell’assistenza professionale continua.
Contattaci
Se sei una PMI e vuoi scoprire come migliorare la gestione della tua flotta, contattaci per una consulenza gratuita.
Scoprirai che esternalizzare la gestione dei veicoli può essere la scelta più intelligente per risparmiare tempo, soldi e preoccupazioni.
