SPID, CIE, CNS, Microsoft Entra ID e directory aziendali: EM Fleet ridisegna completamente il sistema di accesso a Fleet Sync, con una nuova architettura pensata per coniugare semplicità, controllo e sicurezza anche nelle organizzazioni più complesse e negli enti istituzionali.

Dimenticare una password, creare l’ennesimo account o chiedersi quale credenziale utilizzare potrebbe diventare un ricordo del passato per chi utilizza Fleet Sync. EM Fleet compie infatti un nuovo passo nell’evoluzione della propria piattaforma tecnologica introducendo una nuova architettura per la gestione degli accessi, delle identità digitali e delle autorizzazioni.

La novità più immediatamente riconoscibile è la possibilità di accedere a Fleet Sync anche attraverso SPID, ma si tratta soltanto della parte più visibile di un cambiamento molto più profondo. Dietro la nuova schermata di login è stata sviluppata un’architettura capace di riconoscere l’organizzazione alla quale appartiene l’utente e di adattare automaticamente le modalità di autenticazione disponibili, integrandole con ruoli, permessi e livelli di visibilità definiti dal cliente.

Il principio alla base del nuovo sistema è semplice: non deve essere l’organizzazione ad adattarsi al software, ma Fleet Sync ad adattarsi alle regole, alle infrastrutture e alle esigenze dell’organizzazione.

Basta l’email: Fleet Sync riconosce l’organizzazione e propone il corretto accesso

La nuova esperienza di autenticazione è stata progettata per rendere estremamente semplice un processo che, soprattutto nelle organizzazioni più articolate, può diventare complesso.

L’utente inserisce innanzitutto il proprio indirizzo email. A quel punto Fleet Sync identifica l’organizzazione di appartenenza e mostra esclusivamente i sistemi di autenticazione che quella specifica azienda o ente ha deciso di abilitare, evitando di presentare opzioni non pertinenti e riducendo al minimo la possibilità di errore.

A seconda delle policy stabilite dal cliente, l’accesso può avvenire attraverso SPID, CIE, CNS, Microsoft Entra ID, directory aziendali LDAP/LDAPS oppure credenziali dedicate. Ogni organizzazione può quindi definire il proprio modello di autenticazione e integrare Fleet Sync con gli strumenti di identificazione già adottati internamente.

L’obiettivo è evitare che l’introduzione di una nuova piattaforma comporti necessariamente anche l’introduzione di nuove credenziali, nuove password e ulteriori account da creare e amministrare. Fleet Sync può invece dialogare con i sistemi di identità già utilizzati dal cliente, semplificando l’esperienza dell’utente e rendendo al tempo stesso più ordinata e controllabile la gestione degli accessi.

Nessuna registrazione libera: ogni accesso nasce da un’autorizzazione

La nuova architettura introduce un principio particolarmente importante sotto il profilo della governance: Fleet Sync non prevede la registrazione libera degli utenti.

L’accesso alla piattaforma avviene esclusivamente su invito del fleet manager o dell’amministratore autorizzato, che può configurare preventivamente l’utente attribuendogli ruolo, centro di costo, assegnazioni, commesse e relativi livelli di autorizzazione. L’onboarding diventa quindi un processo governato e tracciato fin dall’origine, riducendo il rischio di account duplicati, utenti non correttamente assegnati o accessi non necessari.

La disponibilità di SPID o di un’altra identità digitale compatibile non è dunque sufficiente per entrare in Fleet Sync: l’identità deve essere preventivamente autorizzata dall’organizzazione. È una distinzione fondamentale quando attraverso una piattaforma vengono gestiti dati, attività operative e processi collegati a flotte complesse e, in molti casi, a servizi di rilevanza pubblica.

Un’architettura pensata anche per le esigenze dei clienti istituzionali

L’evoluzione del sistema di accesso nasce anche dalla crescente complessità delle organizzazioni che utilizzano Fleet Sync e dalla necessità di confrontarsi con contesti nei quali sicurezza informatica, governo delle identità, controllo degli accessi, segregazione delle autorizzazioni e tracciabilità degli utenti assumono un’importanza sempre maggiore.

EM Fleet opera infatti anche con realtà istituzionali e organizzazioni che gestiscono servizi essenziali, tra cui aziende sanitarie, aziende di trasporto pubblico, forze di polizia e altri enti pubblici e governativi. In questi contesti una piattaforma di fleet management non può essere valutata esclusivamente per le proprie funzionalità operative, ma deve essere in grado di inserirsi all’interno di ecosistemi informatici strutturati e di confrontarsi con policy di accesso e requisiti di sicurezza sempre più rigorosi.

Anche per rispondere a queste esigenze, la nuova architettura di Fleet Sync è stata sviluppata con particolare attenzione alla sicurezza e alla governance degli accessi, ricercando una sempre maggiore coerenza con i modelli organizzativi e i requisiti che caratterizzano clienti istituzionali, pubbliche amministrazioni e grandi organizzazioni.

L’obiettivo è coniugare due esigenze che potrebbero apparire contrapposte: rendere l’accesso estremamente semplice per l’utente e, contemporaneamente, offrire all’organizzazione un controllo sempre più preciso su identità, ruoli e autorizzazioni.

Lo stesso utente può avere ruoli differenti su commesse diverse

La gestione delle autorizzazioni diventa ancora più rilevante quando la stessa persona opera su più clienti, strutture o commesse. Per questo Fleet Sync introduce una gestione granulare dei permessi, attraverso la quale lo stesso utente può disporre di ruoli e livelli di visibilità differenti a seconda della commessa sulla quale sta operando.

Un’autorizzazione concessa in un determinato contesto non deve quindi necessariamente estendersi agli altri. Le regole vengono applicate centralmente dalla piattaforma, consentendo di stabilire con precisione quali informazioni ciascun utente possa visualizzare e quali operazioni possa effettuare.

Questo modello permette di gestire in maniera più efficace ecosistemi nei quali interagiscono contemporaneamente fleet manager, amministratori, personale operativo e altre figure autorizzate, mantenendo separate responsabilità e visibilità anche all’interno della medesima piattaforma.

Privacy by design fin dal primo accesso

Anche la gestione della privacy è stata integrata direttamente nel nuovo processo di onboarding. Durante la prima configurazione dell’utente viene registrata l’accettazione dell’informativa privacy, mentre il relativo modulo può essere personalizzato in funzione della singola organizzazione.

Identificazione, autorizzazione e gestione degli aspetti privacy diventano così parti di un unico processo strutturato, secondo un approccio privacy by design che accompagna l’utente fin dal suo primo ingresso nella piattaforma.

Dietro una nuova schermata di login c’è un Fleet Sync profondamente più evoluto

A prima vista, la novità potrebbe sembrare semplicemente una nuova pagina di accesso. In realtà, la semplicità della nuova interfaccia rappresenta soltanto la parte visibile di un’evoluzione tecnologica molto più ampia, che coinvolge il riconoscimento dell’organizzazione, l’autenticazione attraverso provider differenti, l’accesso esclusivamente su invito, la gestione centralizzata dei ruoli, le autorizzazioni differenziate per commessa e l’integrazione della privacy nel processo di onboarding.

È un ulteriore passo nel percorso di crescita di Fleet Sync, che continua a evolversi da strumento per la gestione delle flotte verso una piattaforma digitale sempre più capace di integrarsi nei processi, nelle infrastrutture informatiche e nei modelli organizzativi dei propri clienti.

Quando aumentano il numero degli utenti, la complessità delle flotte e la rilevanza dei servizi gestiti, infatti, l’innovazione non consiste soltanto nell’aggiungere nuove funzionalità, ma nel renderle semplici da utilizzare, sicure nell’accesso e governabili dall’organizzazione.

Ed è proprio questa la direzione nella quale continua a evolvere Fleet Sync.