Scelte strategiche, errori da evitare e criteri fondamentali per costruire un contratto di manutenzione veicoli ovunque si trovino.

Ogni azienda con una flotta di proprietà affronta, prima o poi, una decisione strategica:
🛑 “Ha senso continuare a gestire internamente veicoli, fornitori e costi, o conviene esternalizzare tutto a un partner specializzato nel Fleet Management?”

Spesso questa scelta arriva in momenti critici:

• quando i costi iniziano a crescere senza spiegazione
• quando i veicoli iniziano a fermarsi troppo spesso
• quando l’azienda si espande e il controllo locale non è più sufficiente

Ma la vera differenza non la fa il “se” attivare il servizio. La fa il “come” e soprattutto il “con chi”.

In questo articolo ti spieghiamo come scegliere il giusto servizio di Fleet Management per aziende con flotte di proprietà, approfondendo i criteri operativi, gli errori più comuni, e — soprattutto — i vantaggi che pochi fornitori sono in grado di garantire davvero, come lo sconto unico su listini ricambi e la tariffa di manodopera unificata in tutta Italia.

Perché le flotte di proprietà hanno esigenze specifiche.

Le aziende con flotte di proprietà non sono come chi noleggia veicoli.

Hanno bisogno di:

• prendere decisioni sui tempi di manutenzione
• valutare la convenienza tra ricambi originali ed equivalenti
• gestire sinistri, gomme, pratiche assicurative, permessi ZTL, bollo e revisioni
• controllare più fornitori su territori diversi

Molto spesso, queste attività vengono suddivise tra più persone, sedi e uffici, generando disorganizzazione e costi sommersi.

👉 Per questo motivo, un buon servizio di Fleet Management non si limita a fornire una piattaforma o qualche officina: deve prendere in carico tutta la complessità e offrire soluzioni trasversali, scalabili e contrattualmente solide.

Servizio di Fleet Management per flotte di proprietà: cosa valutare prima di firmare un contratto

1. Definisci i tuoi obiettivi, non “copiare” un contratto già visto

Il primo errore che molte aziende fanno è prendere come riferimento il contratto di un’altra azienda o copiare una formula standardizzata.
Ma ogni flotta ha esigenze specifiche:

• Hai mezzi commerciali, auto aziendali o veicoli leggeri?
• Hai veicoli con alta percorrenza o solo uso urbano?
• Hai una sede unica o più sedi regionali?

📌 Definire i tuoi obiettivi è fondamentale per valutare le offerte in modo corretto. Alcuni esempi di obiettivi dichiarati:

• ridurre del 15% i costi di manutenzione entro l’anno
• accorpare tutte le fatture in un’unica gestione mensile
• eliminare la gestione manuale delle scadenze
• avere un unico riferimento per tutto, anche per i sinistri

EM Fleet parte da questi obiettivi per costruire contratti su misura, non soluzioni preconfezionate.

2. Leggi cosa è incluso… ma anche cosa non lo è

Molti contratti sembrano convenienti… fino a che non arrivano i primi extra.
Un preventivo di fleet management va letto con cura, voce per voce.
Ecco le domande che dovresti porti:

• La manutenzione ordinaria è compresa? Con quale frequenza?
• Gli interventi straordinari fino a quale importo sono inclusi?
• Sono escluse le verniciature e i ripristini estetici?
• C’è un limite annuo di tagliandi?
• I pneumatici sono inclusi o vanno gestiti a parte?
• Cosa succede se il veicolo supera il valore massimo di intervento?

💡 Un contratto ben fatto prevede massimali, soglie e clausole chiare.
Nel contratto EM Fleet, ad esempio, sono inclusi sia gli interventi ordinari che straordinari fino a una soglia, e si può decidere di utilizzare ricambi usati certificati per abbassare i costi senza sacrificare la qualità.

3. Un unico contratto per tutta Italia: il vero punto di svolta

Ecco uno dei vantaggi più concreti e spesso sottovalutati:
Se la tua azienda ha sedi in più regioni, potresti trovarti a:

• gestire fornitori diversi con prezzi diversi
• ricevere fatture con codici di spesa diversi
• dover rinegoziare sconti su ricambi e manodopera in ogni città

Con EM Fleet tutto questo sparisce.

Grazie a un contratto nazionale, garantiamo:

• uno sconto unico sui listini ricambi, valido ovunque
• una tariffa di manodopera identica in tutta Italia, indipendentemente dall’officina
• un’unica rete di oltre 2.000 officine affiliate, gestite centralmente
• nessun ricarico nascosto o sovrapprezzo in base alla zona geografica

📊 Questo permette alle aziende di prevedere, confrontare e controllare i costi in modo uniforme e affidabile.
Nessun centro lavora con prezzi diversi “perché è il Nord” o “perché è zona turistica”

4. Centralizzazione digitale e trasparenza assoluta

Un buon servizio di Fleet Management deve includere una piattaforma digitale accessibile, veloce, completa.
Nel nostro caso, si chiama Fleet Sync e consente:

• apertura e gestione dei ticket
• storico di ogni intervento
• stima costi in tempo reale
• controllo dello stato del veicolo
• centralizzazione dei dati per veicolo, targa, sede

Tutto questo è fondamentale per il tuo reparto amministrativo.
Invece di ricevere decine di fatture da fornitori locali, avrai un’unica fattura a fine mese, con costi già codificati per centro di spesa, targa e tipo intervento.

5. La gestione delle chiavi: il dettaglio che evita disastri

Poche aziende riflettono su questo tema, ma è una delle cause più frequenti di fermo veicolo o caos organizzativo: la gestione delle chiavi di scorta.

• Dove sono conservate?
• Chi le tiene?
• In caso di sinistro, come vengono consegnate al fornitore?

Con il servizio Key Hub di EM Fleet, tutte le chiavi vengono gestite centralmente:

• custodite in sedi sicure
• tracciate digitalmente
• consegnate al centro assistenza quando necessario

📦 Semplice, veloce, senza errori.
Un dettaglio? No, un fattore critico per le aziende con flotte dislocate e più driver per veicolo.

La guida definitiva alla scelta di un servizio di Fleet Management

Il tuo partner di Fleet Management deve essere:

• flessibile come un consulente
• solido come un’infrastruttura
• trasparente come un report mensile