Guida completa alla redazione del contratto di manutenzione flotta veicoli aziendali: tipologie, clausole e vantaggi

Una gestione efficace dei veicoli aziendali parte sempre da una pianificazione accurata delle attività di manutenzione. Redigere un contratto dettagliato e ben strutturato permette di assicurare che la flotta aziendale rimanga sempre efficiente, sicura e performante, ottimizzando al contempo il budget disponibile. Ecco una guida completa su come procedere, le tipologie contrattuali possibili e le clausole imprescindibili da inserire.

Elementi essenziali nella redazione del contratto

Un contratto per la manutenzione veicoli aziendali deve essere completo, chiaro e trasparente. Gli elementi fondamentali da specificare sono:

• Identificazione delle parti: denominazione completa, dati anagrafici, sedi legali, referenti e recapiti.
• Oggetto del contratto: descrizione dettagliata e puntuale dei servizi inclusi nella manutenzione ordinaria e straordinaria.
• Durata contrattuale: definizione esatta del periodo contrattuale, modalità di rinnovo automatico, clausole di recesso anticipato.
• Modalità e condizioni economiche: specifiche precise sulle condizioni economiche applicate, termini di pagamento e periodicità.

Le due principali tipologie di contratto

Esistono essenzialmente due modelli contrattuali per gestire la manutenzione della flotta aziendale, ciascuno con caratteristiche e vantaggi specifici.

1. Contratto Full Service a Canone Fisso Mensile

Questo modello prevede un importo mensile fisso e predefinito che comprende tutte le attività di manutenzione ordinarie e straordinarie necessarie per mantenere i veicoli aziendali efficienti. Il beneficio principale consiste nella totale prevedibilità dei costi e nella semplicità gestionale.

2. Contratto a Libro Aperto (Pay per Use)

Con questa tipologia contrattuale, il cliente paga esclusivamente gli interventi di manutenzione realmente effettuati sui veicoli. Pur richiedendo una gestione amministrativa più articolata, assicura una trasparenza assoluta dei costi sostenuti. È fondamentale prevedere chiaramente le seguenti condizioni economiche:

• Tariffa fissa della manodopera: accordo su una tariffa oraria definita che resta invariata per tutta la durata del contratto.
• Condizioni di sconto sui ricambi: stabilire preventivamente e con chiarezza la percentuale di sconto da applicare sul listino ufficiale dei produttori.
• Utilizzo dei tempari ufficiali: obbligo vincolante di utilizzare i tempari stabiliti dalle case costruttrici per tutte le riparazioni e manutenzioni.

Clausole fondamentali da includere

1. Clausola sui servizi inclusi

Descrivere chiaramente tutte le attività che rientrano nella manutenzione ordinaria (ad esempio tagliandi, cambio olio, sostituzione gomme) e quali invece costituiscono manutenzione straordinaria.

2. Clausola economica dettagliata

Precisare accuratamente costi, modalità di fatturazione e gestione delle esclusioni per entrambe le formule contrattuali (full service e libro aperto).

3. Clausola per gli interventi straordinari

Stabilire con precisione il limite economico oltre il quale è obbligatoria una preventiva autorizzazione scritta del cliente.

4. Clausola su ricambi originali o equivalenti

Imporre l’utilizzo esclusivo di componenti originali o equivalenti certificati, per garantire la massima affidabilità e sicurezza.

5. Clausola sui tempi di intervento

Definire limiti precisi per il completamento degli interventi ordinari e straordinari, prevedendo eventualmente penali in caso di ritardi ingiustificati.

6. Clausola gestione sinistri e assistenza stradale

Includere la gestione completa degli eventuali sinistri e prevedere servizi di assistenza e recupero stradale per minimizzare il fermo dei veicoli.

7. Clausola sulla proprietà dei ricambi

Specificare che, salvo diversi accordi espliciti, i ricambi sostituiti possano rimanere di proprietà del cliente.

8. Clausola sulla reportistica obbligatoria

Obbligare il fornitore a produrre regolarmente un report dettagliato degli interventi effettuati, dei costi sostenuti e dello stato generale della flotta.

9. Clausola di recesso anticipato

Specificare chiaramente i termini per un eventuale recesso anticipato del contratto, con relativi periodi di preavviso e possibili penali.

10. Clausola per la risoluzione delle controversie

Indicare esplicitamente il foro competente o un organismo arbitrale per la risoluzione di eventuali controversie contrattuali.

Benefici di un contratto completo e professionale

Un contratto dettagliato e ben strutturato offre numerosi vantaggi:

• Prevenzione di possibili controversie legali e commerciali
• Maggiore controllo e prevedibilità dei costi
• Riduzione dei tempi di fermo macchina
• Ottimizzazione della gestione operativa della flotta

Affidarsi a esperti del settore, come EM Fleet, permette di sfruttare al massimo questi benefici, grazie alla loro esperienza specifica nella gestione di flotte aziendali e alla capacità di negoziare condizioni contrattuali favorevoli con una rete capillare di partner tecnici qualificati.