Guida pratica per definire regole chiare sull’uso delle auto aziendali e ottimizzare gestione e costi
La Car Policy aziendale è un documento fondamentale che stabilisce regole precise sull’utilizzo delle auto aziendali da parte dei dipendenti. Una politica chiara aiuta a migliorare la sicurezza, ridurre i costi operativi e garantire una gestione efficiente del parco auto. In questo articolo vediamo come redigere una Car Policy aziendale efficace e completa.
Cos’è una Car Policy aziendale?
La Car Policy aziendale è un insieme di regole e linee guida interne che definiscono come i veicoli aziendali devono essere utilizzati dai dipendenti. Questa politica deve chiarire aspetti fondamentali come chi può guidare i veicoli, per quali scopi, le responsabilità degli utilizzatori e le procedure da seguire in caso di incidenti o manutenzioni.
Perché è importante avere una Car Policy?
- Sicurezza: chiarire le responsabilità di guida e manutenzione previene incidenti e migliora la sicurezza.
- Riduzione costi: regole chiare sull’uso dei veicoli aiutano a controllare consumi, usura e manutenzione.
- Conformità normativa: garantisce il rispetto delle normative stradali e delle responsabilità aziendali.
Come scrivere una Car Policy efficace: 7 punti chiave
1. Destinatari e ambito di applicazione
Specifica chiaramente a chi è rivolta la policy (dipendenti, dirigenti, collaboratori) e a quali tipologie di veicoli aziendali si applica.
2. Condizioni di utilizzo
Definisci se l’uso delle auto è esclusivamente aziendale o anche promiscuo (lavorativo e personale), indicando chiaramente le limitazioni e autorizzazioni.
3. Obblighi dei conducenti
Descrivi gli obblighi dei conducenti: cura del veicolo, rispetto delle normative stradali, procedure in caso di incidente, segnalazione tempestiva di problemi tecnici o danni.
4. Gestione e responsabilità
Indica chiaramente le responsabilità in caso di danni, incidenti, multe e infrazioni, chiarendo quando le spese sono a carico del dipendente e quando dell’azienda.
5. Manutenzione e revisione
Specifica le procedure di manutenzione ordinaria e straordinaria, i tempi per la revisione obbligatoria e chi ne è responsabile.
6. Gestione del carburante e rimborsi
Definisci le modalità di rifornimento (carte carburante, rimborsi spese) e le procedure amministrative per il controllo dei consumi.
7. Uso sostenibile e impatto ambientale
Incoraggia pratiche di guida sostenibile, incentivando l’uso efficiente dei veicoli per ridurre consumi ed emissioni.
Esempio pratico di struttura della Car Policy aziendale:
- Introduzione e finalità
- Ambito di applicazione
- Condizioni generali di utilizzo
- Responsabilità del conducente
- Procedure in caso di incidente
- Regole manutenzione e revisione
- Politica carburante e rimborsi
- Incentivi per uso sostenibile
- Procedure sanzionatorie in caso di violazioni
Una Car Policy aziendale ben definita è uno strumento indispensabile per ogni fleet manager. EM Fleet supporta aziende e enti pubblici nella creazione e implementazione di car policy personalizzate, garantendo massima efficienza operativa, sicurezza e risparmio dei costi.
